Controle financeiro para fotógrafo: por que a planilha para de funcionar

Tem uma cena que se repete: o fotógrafo teve o melhor ano da carreira, agenda cheia, orçamento aprovado atrás de orçamento aprovado. E ainda assim chega em dezembro sem reserva, sem saber para onde foi o dinheiro, com a sensação de que trabalhou de graça.

Isso quase nunca é problema de preço. É problema de não enxergar.

O primeiro erro é misturar as contas

Enquanto o dinheiro do negócio e o seu dinheiro estiverem na mesma conta, nenhum controle vai funcionar. Você olha o saldo e não sabe se aquilo é lucro, se é o sinal de um casamento que ainda vai acontecer, ou se é o dinheiro do aluguel.

Duas providências resolvem 80% do problema:

Separe a conta. Uma conta para o negócio, outra para você. Tudo que entra de cliente cai na do negócio, tudo que sai de despesa da empresa sai dela.

Pague um pró-labore para si mesmo. Um valor fixo, todo mês, transferido da conta do negócio para a sua. Você passa a ser um custo previsível da empresa, e não alguém que tira dinheiro do caixa quando precisa.

Parece burocracia para quem trabalha sozinho. Não é: é a única forma de saber se o negócio se paga.

O segundo erro é olhar só o que entra

Faturamento não é lucro. O trabalho de R$ 3.000 que teve segundo fotógrafo, deslocamento longo, álbum e taxa de parcelamento pode ter dado menos lucro que o ensaio de R$ 800 feito a dez minutos de casa.

Enquanto os custos ficam soltos numa categoria geral de "despesas do mês", essa comparação é impossível, e você continua vendendo mais do trabalho que dá menos resultado.

A correção é ligar cada custo ao trabalho que o gerou. Não é sobre lançar mais coisas: é sobre lançar no lugar certo.

O terceiro erro é registrar quando o dinheiro chega

Casamento é vendido com meses de antecedência e parcelado. Se você só registra quando o valor cai na conta, seu controle nunca mostra o futuro. Você não sabe quanto tem a receber, de quem, nem em que mês.

O certo é registrar o combinado quando ele é fechado, com todas as parcelas e vencimentos, e depois marcar cada uma como recebida. A diferença é enorme: você passa a enxergar março antes de março chegar.

Esse mesmo raciocínio revela o mês fraco com antecedência, que é quando ainda dá tempo de fazer alguma coisa a respeito.

O que você precisa conseguir responder

Um controle financeiro está funcionando quando você responde, sem abrir nada e sem pensar muito:

• Quanto eu tenho a receber nos próximos 60 dias, e de quem?
• Quem está com pagamento atrasado agora?
• Quanto sobrou de verdade no mês passado, depois de tudo?
• Qual tipo de trabalho me dá mais lucro por hora dedicada?
• Quanto eu preciso faturar no mês que vem para não ficar no vermelho?

Se alguma dessas perguntas exige uma tarde de investigação, o controle não está funcionando, independente de quantas abas a planilha tenha.

Por que a planilha para de funcionar

Planilha é ótima para começar, e é honesto dizer isso. O problema não é a planilha em si, é o que acontece quando o volume cresce.

Ela depende de disciplina diária. Você precisa lembrar de lançar toda receita, toda despesa, toda parcela recebida. Basta uma semana corrida, dessas de dois eventos e uma entrega atrasada, para os dados ficarem defasados. Depois, ninguém volta e completa: abandona.

E há um custo escondido: a planilha não conversa com o resto. O contrato está em um lugar, o projeto em outro, o dinheiro na planilha. O mesmo dado é digitado três vezes, e onde há digitação repetida, há erro.

O caminho mais simples: o dinheiro nasce junto com o trabalho

A virada acontece quando o financeiro deixa de ser uma tarefa separada e passa a ser consequência do que você já faz.

Você fecha um casamento. O projeto é criado com o valor combinado e as parcelas. As receitas já aparecem no fluxo, com data de vencimento, sem você abrir nada. Contratou um segundo fotógrafo: o cachê dele já entra como custo daquele projeto. Comprou o álbum: mesma coisa.

No fim do mês, o resultado real está pronto porque nunca precisou ser montado. E, projeto por projeto, dá para ver qual deu lucro e qual só pareceu bom.

É assim que funciona no PhotoTask: ao criar o projeto com o pacote contratado, receitas e custos são lançados automaticamente, e o painel financeiro mostra o que entrou, o que falta receber e o que está atrasado, separando o que é do negócio e o que é pessoal.

Comece pequeno, hoje

Se tudo isso parece muito, faça só três coisas nesta semana:

1. Abra a conta separada e mova o negócio para ela.
2. Defina o seu pró-labore e transfira no mesmo dia todo mês.
3. Liste todos os trabalhos já fechados com as parcelas a receber, mesmo que num papel.

Só isso já muda a sua relação com o dinheiro do negócio. O resto é organizar melhor o que você passou a enxergar.

Este texto faz parte do guia completo de gestão para fotógrafos, com o mapa das outras etapas do negócio.