Contratar segundo fotógrafo: o combinado que evita 90% dos problemas
Cachê, horário, entrega dos arquivos, direito de portfólio e o que acontece se ele furar. O que precisa estar combinado antes de chamar alguém para o seu evento.
Trabalhar com equipe é o passo que faz o negócio crescer e também o que gera as histórias mais constrangedoras do meio: o freela que chegou atrasado, o que sumiu com os cartões por duas semanas, o que postou as fotos do casamento antes de você, o que cobrou mais do que tinha combinado.
Quase todos esses casos têm a mesma origem. Não foi má-fé: foi combinado feito por mensagem de voz, na correria, sem nada escrito.
Abaixo está o combinado mínimo, e ele cabe em uma página.
1. Cachê e quando ele é pago
O valor, e principalmente quando ele cai. "Pago depois do evento" é vago demais: depois de quanto tempo? Depende do cliente te pagar?
Seja específico: valor, data de pagamento, e se depende ou não da entrega dos arquivos. Muitos fotógrafos pagam metade na confirmação e metade na entrega dos cartões, o que é justo com os dois lados.
Se o pagamento depende do seu cliente pagar primeiro, diga isso antes. Não é vergonha, é transparência. O que é ruim é o freela descobrir depois.
2. Horário de chegada, de saída e o que conta como hora extra
Combine a hora de chegada e o horário previsto de término. Defina o que acontece se o evento estourar: hora extra com valor definido, ou está incluso até certo limite.
Evento sempre atrasa. O combinado precisa saber disso de antemão.
3. O que exatamente ele vai fazer
Segundo fotógrafo, assistente, cinegrafista e operador de flash são funções diferentes com preços diferentes. Escreva a função, e o que se espera dela: cobrir os detalhes, ficar com a noiva na preparação, garantir os retratos de família, carregar equipamento.
Definir isso evita a pior situação possível: duas pessoas fotografando exatamente a mesma coisa e ninguém cobrindo o resto.
4. Entrega dos arquivos: formato, prazo e como
O ponto que mais gera atrito. Combine:
- Quando os arquivos são entregues. No fim do evento, no mesmo dia, em 48 horas?
- Como: cartão entregue em mãos, cópia enviada, upload em pasta.
- Em que formato: bruto sem tratamento é o padrão, mas diga.
- Quem faz backup até a entrega e por quanto tempo ele mantém uma cópia depois.
E deixe claro que ele não apaga os arquivos até você confirmar que recebeu tudo, íntegro.
5. Portfólio: pode postar? Quando? Com que crédito?
Esse é o combinado esquecido que mais estraga relação profissional.
O freela quer material para o portfólio dele, o que é legítimo. O seu cliente contratou você, e a primeira publicação normalmente deve ser sua. E o seu contrato com o cliente pode ter regra de uso de imagem que se aplica a todo mundo que fotografou ali.
Resolva com três frases: se pode usar, a partir de quando, e como te credita. O padrão mais comum é liberar depois da entrega ao cliente, com crédito ao estúdio contratante e com as mesmas restrições que o cliente definiu.
6. O que acontece se alguém não puder ir
Combine dos dois lados. Se ele furar, avisa com quanto tempo e ajuda a indicar substituto? Se você cancelar o evento, ele recebe algo pela data bloqueada?
Data reservada é dinheiro parado para freelancer também. Um percentual pequeno em caso de cancelamento tardio é justo, e faz com que bons profissionais queiram trabalhar com você de novo.
7. Equipamento, seguro e responsabilidade
Quem leva o quê. Se ele usa seu equipamento, defina o que acontece em caso de dano, e não deixe isso implícito. Se ele leva o próprio, o seguro é dele.
8. Confidencialidade quando for o caso
Casamento de pessoa pública, evento corporativo com lançamento de produto, ensaio sensível. Se há qualquer expectativa de discrição, escreva. Uma frase basta.
Como isso vira rotina, e não burocracia
Ninguém vai redigir um contrato de três páginas para cada freela de sábado. E não precisa.
O que funciona é ter esse combinado como um modelo curto, sempre igual, onde você troca cinco campos: nome, data, função, cachê e horário. Mandou, ele confirmou por escrito, está resolvido.
E, do lado da organização, o que evita a maior parte do esquecimento é ter a equipe amarrada ao projeto: quem está escalado para aquele evento, em qual função, por qual valor, e se já confirmou. Assim você não descobre na véspera que achou que tinha convidado alguém e nunca convidou.
No PhotoTask, cada projeto tem os profissionais escalados com função e cachê. O convite vai para a pessoa, ela aceita ou recusa dentro do sistema, e o valor combinado já entra como custo daquele projeto no financeiro. Se você ainda não tem com quem contar, dá para procurar profissionais disponíveis por cidade e função no mercado dentro da própria plataforma.
Um lembrete que vale mais que o resto
Trate o freelancer como você gostaria de ser tratado quando é o freelancer de alguém. Pagar na data combinada, dar informação completa antes do evento, e creditar o trabalho dele são as três coisas que fazem os bons profissionais atenderem o seu telefone no sábado em que você precisar.
Isso não está no contrato de ninguém, e é o que sustenta uma equipe ao longo dos anos.
Este texto faz parte do guia completo de gestão para fotógrafos, com o mapa das outras etapas do negócio.