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Quanto tempo guardar as fotos do cliente: como decidir e o que escrever no contrato

Não existe prazo legal fixo para guardar foto de cliente. Existe o que você prometeu, o que a LGPD exige e o que o HD aguenta. Veja como definir o prazo, escrever a cláusula e não perder o material antes disso.

Galeria de fotos entregue ao cliente, com o prazo de guarda combinado desde o contrato
Galeria de fotos entregue ao cliente, com o prazo de guarda combinado desde o contrato

A pergunta chega quase sempre do mesmo jeito: dois anos depois do casamento, a cliente manda mensagem perguntando se você ainda tem as fotos, porque o HD dela queimou.

Nesse momento existem três respostas possíveis. "Tenho, custa X para recuperar" é a boa. "Não tenho mais, o combinado era um ano" é aceitável, se estiver escrito em algum lugar. "Acho que tenho, deixa eu procurar" é a pior de todas, porque vira uma tarde inteira garimpando HD antigo para descobrir que não tem.

Este texto é sobre transformar a terceira resposta nas duas primeiras.

Não existe um prazo legal de guarda para fotografia

Vale começar por aqui, porque circula muita informação errada: nenhuma lei brasileira obriga o fotógrafo a guardar o arquivo do cliente por um tempo determinado. Não há prazo mínimo nem máximo definido para o material em si.

O que existe são três prazos diferentes que influenciam a sua decisão, e que não se misturam:

  • O prazo que você prometeu. Se o contrato diz que o material fica disponível por um ano, esse é o seu prazo. Ele vale porque foi combinado, não porque a lei mandou.
  • O prazo em que alguém ainda pode reclamar de você. Discussões sobre serviço prestado ao consumidor costumam ter prazo de anos, não de meses. Guardar o material enquanto essa janela existe é proteção sua, não do cliente: é a sua prova do que foi entregue.
  • O prazo dos documentos fiscais. Nota, contrato e recibo seguem a regra do seu contador, e não têm relação nenhuma com o arquivo de imagem. São coisas separadas, guardadas em lugares separados.

Estes dois últimos pontos mudam conforme o caso e a natureza do seu contrato. Confirme com seu contador e, se o valor do trabalho justificar, com um advogado. O que este texto resolve é a parte operacional, que é onde quase todo mundo se perde.

A LGPD empurra na direção contrária do que parece

Existe uma intuição comum de que guardar tudo para sempre é o lado seguro. Com dados pessoais, não é.

Foto de pessoa identificável é dado pessoal. A LGPD trabalha com a ideia de finalidade: você trata o dado para cumprir um propósito, e quando o propósito acaba, o dado deveria ser eliminado. Guardar o casamento de 2019 para sempre, sem propósito declarado e sem o cliente saber, é o oposto do que a lei pede.

Isso não significa apagar tudo assim que entrega. Significa duas coisas práticas:

  1. Ter um prazo declarado, em vez de um arquivo eterno por inércia.
  2. Dizer esse prazo ao cliente, no contrato, antes de fotografar.

Um prazo escrito protege você duas vezes. Contra quem cobra o arquivo depois de cinco anos, e contra quem questiona por que você ainda tem as fotos dele.

Como escolher o seu prazo

Não existe número certo. Existe o número que você consegue cumprir. Um prazo generoso que você não honra é pior que um prazo curto que você cumpre.

Três perguntas resolvem:

Quanto custa guardar? Um casamento com 1.000 fotos editadas em alta ocupa poucos GB. O material bruto do mesmo casamento pode passar de 100 GB. Esses dois não precisam do mesmo prazo, e tratar como se precisassem é o que enche HD sem necessidade.

Qual a chance real de alguém pedir de volta? Na prática, a maioria dos pedidos de recuperação acontece nos primeiros dois anos. Depois disso fica raro, mas continua acontecendo, quase sempre em casamento e formatura.

Você quer vender isso? Recuperação de arquivo antigo é serviço, e pode ser cobrado. Quem trata guarda estendida como um produto com preço tende a guardar melhor, porque tem motivo.

Um desenho que funciona bem para a maioria:

Material Prazo sugerido Por quê
Entrega final editada 1 a 2 anos disponível, backup por mais tempo É o que o cliente pede de volta
Seleção e arquivos de trabalho Até a entrega, mais alguns meses Serve para ajuste e recorte, não para o cliente
Material bruto Meses, não anos Ocupa quase todo o espaço e quase nunca é pedido

Ajuste os números ao seu volume. O importante é que sejam diferentes entre si e estejam escritos.

A cláusula, em português que o cliente entende

Cláusula boa não é a mais longa, é a que não deixa dúvida:

O CONTRATADO manterá os arquivos finais entregues disponíveis para nova cópia pelo prazo de 12 meses contados da data de entrega. Após esse prazo, os arquivos poderão ser eliminados definitivamente, sem novo aviso. O material bruto, não entregue, é descartado após 90 dias da entrega final. A guarda por prazo maior pode ser contratada à parte.

Três coisas acontecem quando isso está no contrato. O cliente sabe que precisa fazer o backup dele. Você deixa de ser o arquivo eterno de todo mundo de graça. E se apagar depois do prazo, apagou dentro do combinado.

O detalhe que muita gente esquece: avisar antes de apagar. Uma mensagem trinta dias antes do fim do prazo, dizendo que o material sai do ar, custa nada e vira venda em uma parte dos casos.

O problema real não é o prazo, é achar

Aqui está a parte que nenhum modelo de contrato resolve.

Você pode ter escrito um ano no contrato e ter o material guardado direitinho. Se você não souber em qual HD, o prazo não vale nada. A resposta continua sendo "deixa eu procurar".

É por isso que decisão de guarda anda junto com controle de mídia. Não adianta definir política de retenção sem saber:

  • Em qual disco está o material de cada projeto
  • Se existe uma segunda cópia, e onde
  • Quando aquela cópia foi feita e se foi conferida
  • O que já passou do prazo e pode sair

Esse é o trabalho chato que ninguém faz numa planilha por muito tempo. Ele só funciona quando fica registrado junto do projeto, no mesmo lugar onde estão o contrato, a entrega e o financeiro daquele cliente.

No PhotoTask, o backup do material é pedido dentro do projeto: o app roda a cópia no seu computador, confere arquivo por arquivo e registra em qual HD ficou. Meses depois, quando a cliente perguntar se você ainda tem as fotos, a resposta está no projeto dela, não na sua memória.

Comece pelo contrato: escolha um prazo que você consegue cumprir e escreva. Depois resolva o "em qual HD". Nessa ordem, porque prazo sem localização é promessa que você não vai conseguir honrar.

entregabackupjurídico

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