Como organizar clientes de fotografia quando o WhatsApp já não dá conta

A conversa mais cara do seu aplicativo de mensagens é aquela que você abriu, leu, pensou "respondo mais tarde" e nunca mais viu.

Não é preguiça. É que a mensagem desceu, entraram outras quarenta, e ela sumiu. Enquanto isso, aquela pessoa, que estava com dinheiro na mão e vontade de contratar, foi conversar com outro fotógrafo que respondeu.

Perder cliente por desorganização dói mais que perder por preço. No preço você pelo menos disputou.

Por que o aplicativo de mensagem falha como sistema de vendas

Ele é ótimo para conversar e péssimo para acompanhar, por três motivos concretos:

Não tem estado. Olhando a lista, você não distingue quem pediu orçamento ontem de quem já recebeu proposta e está decidindo. Tudo parece igual.

Não tem lembrete. Ninguém te avisa que a proposta do casamento de novembro foi enviada há nove dias sem resposta. E o segundo contato é o que mais fecha.

Não tem memória organizada. Daqui a três meses, achar o que foi combinado com aquela cliente exige rolar a conversa inteira, entre áudios e fotos.

Nada disso é defeito do aplicativo. Ele nunca foi feito para isso.

O mínimo que resolve: cinco estados

Você não precisa de um sistema complexo. Precisa saber em que ponto cada pessoa está. Cinco estados dão conta de quase todo fotógrafo:

1. Novo contato: chegou, ainda não conversamos direito.
2. Conversando: entendendo data, local, o que ela quer.
3. Proposta enviada: recebeu valores, está decidindo.
4. Fechado: virou cliente, vira projeto.
5. Perdido: não rolou, com o motivo anotado.

O quinto é o que a maioria pula, e é o mais estratégico. Anotar o motivo, mesmo em duas palavras ("achou caro", "escolheu outro", "sumiu"), depois de vinte contatos mostra um padrão. Se metade some depois do orçamento, o problema está em como você apresenta o preço, e isso tem conserto.

As três regras que mudam o resultado

Responda rápido, mesmo sem ter a resposta. "Oi, vi sua mensagem, consigo te mandar os valores hoje à noite" já resolve. Quem responde primeiro costuma fechar mais, e não por ser melhor: por estar presente enquanto a pessoa ainda está pensando no assunto.

Faça o segundo contato. Proposta sem resposta em três ou quatro dias merece uma mensagem curta e sem cobrança. Boa parte das pessoas não respondeu porque estava resolvendo outra coisa da vida, não porque decidiu não te contratar.

Anote o que importa fora da conversa. Data do evento, local, número de convidados, o que ela falou que queria. Se isso mora só no meio de uma conversa de trezentas mensagens, você vai perguntar de novo, e perguntar de novo passa desatenção.

Do orçamento ao projeto sem redigitar

Quando alguém fecha, começa a parte que consome tempo: virar contrato, virar projeto na agenda, virar lançamento no financeiro. É aí que os mesmos dados são digitados três, quatro vezes, e é aí que nascem os erros de nome, data e valor.

Esse retrabalho não é obrigatório. Se o contato já foi cadastrado com data, local e valor conversado, fechar deveria ser um clique: o projeto nasce com os dados, o contrato sai preenchido, as parcelas entram no financeiro.

É assim que funciona no PhotoTask. Os contatos ficam num quadro por status, você acompanha quem está esperando resposta, e quando alguém fecha, o projeto, o contrato e o financeiro são gerados a partir do que já estava ali. Sem redigitar, sem esquecer.

Comece hoje, com o que você tem

Se você não vai adotar ferramenta nenhuma agora, faça o mínimo:

1. Abra uma lista, em qualquer lugar, com os cinco estados acima.
2. Passe os últimos trinta dias de conversas para ela.
3. Separe quem está em "proposta enviada" há mais de três dias.
4. Mande a mensagem de retorno para essas pessoas hoje.

Essa última etapa costuma recuperar pelo menos um trabalho. Já paga o tempo que você levou lendo isto.

Este texto faz parte do guia completo de gestão para fotógrafos, com o mapa das outras etapas do negócio.