PhotoTask na prática: do pedido de orçamento à entrega, passo a passo

No guia de gestão do negócio de fotografia a gente percorreu as sete etapas de todo trabalho: orçamento, preço, contrato, uso de imagem, equipe, entrega e dinheiro. Este texto é a outra metade. Ele mostra cada uma dessas etapas acontecendo no PhotoTask, na tela de verdade.

A primeira impressão de um sistema de gestão costuma ser a mesma: parece coisa demais, parece que vai dar trabalho aprender, parece mais uma ferramenta para alimentar. Por isso cada etapa abaixo vem com uma animação curta da tela real, e embaixo dela a lista do que o PhotoTask fez sozinho, sem você digitar nada.

Como usar este guia: as animações andam sozinhas quando aparecem na tela. Clique em qualquer passo para ver aquele trecho de novo, ou pause quando quiser olhar com calma.

Um trabalho só, do começo ao fim

Para ficar fácil de acompanhar, todas as telas mostram o mesmo trabalho: o casamento da Ana e do Guilherme, no dia 15 de junho, no Espaço Bem Casado, com o pacote Casamento Completo de R$ 4.800 em três parcelas.

Repare que esse nome, essa data e esse valor aparecem em todas as etapas. Eles foram digitados uma vez só, pela própria cliente, no formulário do seu site. Todo o resto o sistema carregou de uma tela para a outra.

1. Orçamento: o pedido vira um lead no seu funil de vendas, não uma mensagem perdida

O que mais faz um fotógrafo perder cliente não é o preço: é responder tarde e esquecer de voltar a falar. No PhotoTask, o pedido que chega pelo formulário do seu site cai direto no funil de leads, já com data, local e pacote de interesse. Você só decide quando retornar.

As colunas do funil são suas: dá para renomear, criar etapas novas e arrastar cada lead de uma etapa para a outra do jeito que a sua venda funciona. Quer entender o método por trás? Leia como organizar clientes quando o WhatsApp já não dá conta.

2. Preço: monte o pacote uma vez

O preço certo sai da conta, não do preço do colega. No cadastro do pacote você lista o que ele entrega e o que ele custa, digita o valor de venda e vê na hora quanto sobra de lucro e qual é a margem.

Esse mesmo pacote aparece para a cliente escolher no formulário do seu site, entra no contrato com os itens e os custos e vai junto para o projeto. A conta completa de como chegar no seu preço está em quanto cobrar por um ensaio fotográfico.

3. Contrato: do lead à assinatura sem digitar de novo

Esta é a etapa em que mais se digita a mesma coisa várias vezes, e é a que mais mudou. Dentro do lead, Iniciar contrato já abre o contrato com cliente, evento e pacote preenchidos. Com Automatizar tudo ligado, ao concluir o contrato o PhotoTask cria o projeto, lança as parcelas no financeiro e envia o documento para a cliente assinar.

Antes de qualquer coisa sair, o PhotoTask para numa tela de conferência e mostra o PDF pronto. É o seu último ponto para corrigir, porque depois de enviado o documento não pode ser trocado. Quando a cliente assina, o status muda sozinho e você recebe o aviso na hora, sem precisar ficar conferindo o e-mail.

A assinatura digital funciona em todos os planos e custa R$ 5,99 por contrato enviado. As cláusulas que um contrato de fotografia precisa ter estão em as 10 cláusulas que evitam quase toda dor de cabeça.

4. Uso de imagem: quem vê, até quando e com que marca

A autorização de uso de imagem mora no contrato: o modelo de contrato do PhotoTask já traz essa cláusula, e você ajusta o texto uma vez. O resto da proteção fica na galeria, em três interruptores: senha de acesso, data para sair do ar e marca d'água.

Link de pasta aberta e eterna é o formato mais frágil que existe. Aqui a galeria só abre com a senha e sai do ar sozinha na data que você escolheu. O que a lei pede sobre isso está em direito de imagem e LGPD na fotografia.

5. Equipe: combinado por escrito, cachê no financeiro

Segundo fotógrafo, assistente, videomaker: cada um entra no projeto como uma vaga com função e cachê. O convite sai pelo sistema, a pessoa confirma por lá, e você vê de relance quem já confirmou.

O detalhe que mais economiza dor de cabeça: no momento em que você define o cachê da vaga, ele já entra no financeiro do projeto como custo previsto. Ninguém precisa lembrar de lançar depois. O que combinar com quem trabalha com você está em contratar segundo fotógrafo, o combinado que evita 90% dos problemas.

6. Entrega: a cliente escolhe no celular

A cliente não esquece a lente que você usou, mas não esquece também a semana tentando baixar as fotos. A galeria abre no navegador do celular, sem instalar nada: ela digita a senha, toca nas fotos que quer e envia a seleção.

A seleção chega para você com aviso, com o ZIP das escolhidas e com a lista pronta para filtrar no Lightroom. Mais sobre o formato de entrega em como entregar fotos sem link quebrado e sem WeTransfer.

7. Dinheiro: o financeiro já está montado

Quando você abre o financeiro do projeto, ele já está preenchido: as parcelas vieram do contrato, os cachês vieram da equipe e os custos vieram do pacote. O seu trabalho é marcar o que foi pago quando o dinheiro cai.

Com receitas e custos no mesmo lugar, o lucro de cada trabalho aparece sozinho. É o que separa faturamento de lucro, e é o que mostra qual tipo de trabalho vale mais a pena para você. Para o raciocínio completo, leia por que a planilha para de funcionar.

Somando tudo: o que o PhotoTask fez sozinho

Volte ao casamento da Ana e do Guilherme e conte o que ninguém precisou digitar:

• O pedido do site virou lead, com data, local e pacote de interesse.
• O lead virou contrato já preenchido.
• O contrato virou projeto, três parcelas no financeiro e um e-mail para a cliente assinar.
• A assinatura mudou o status do contrato e gerou o aviso.
• O cachê de cada pessoa da equipe virou custo no financeiro.
• A seleção da cliente chegou com a lista pronta para editar.
• O lucro do trabalho apareceu sem planilha.

Você entrou em cada etapa para decidir, não para copiar dado de um lugar para o outro. É isso que queremos dizer com "você cuida da arte, o PhotoTask cuida do negócio".

Por onde começar

Não precisa migrar tudo de uma vez. O jeito mais rápido de sentir a diferença é passar um trabalho real pelo fluxo:

1. Cadastre em Serviços e Pacotes o pacote que você mais vende.
2. Coloque o próximo pedido de orçamento como lead, ou deixe o formulário do seu site fazer isso.
3. Quando fechar, use Iniciar contrato com Automatizar tudo ligado.
4. Monte a equipe e a galeria dentro do projeto que nasceu do contrato.

Em poucos dias você tem um trabalho inteiro organizado de ponta a ponta e dá para decidir com calma se faz sentido para o seu negócio. O PhotoTask tem plano gratuito permanente, sem cartão no cadastro.